เทคนิคสรุปทุกอย่างลงในกระดาษแผ่นเดียว ที่ฉันเรียนรู้จากโตโยต้า

เชื่อว่าหลายๆ ท่านที่ชื่นชอบหนังสือฮาวทูก็คงจะคุ้นหน้าคุ้นตากันดีกับหนังสือสีฟ้าของค่ายวีเลิร์นเล่มนี้ เพราะนอกจากจะมีสีสันสดใสแล้วยังมาพร้อมกับชื่อที่ย๊าวอีกด้วย และสิ่งที่ตามมาก็คือ แค่กระดาษเพียงแผ่นเดียวจะสรุปทุกอย่างได้จริงหรือ ? ผู้รีวิวเองก็สงสัยเช่นกันว่ามันจะทำได้จริงหรือเปล่า จริงลองซื้อมาอ่านดู

โดยในช่วงต้น อะซะดะ ซุงุระ จะเล่าที่มาของหนังสือเล่มนี้ก่อนว่า เขาเขียนขึ้นจากประสบการณ์จริงในช่วงที่ได้ทำงานที่โตโยต้า และเห็นว่าหลักการทำงานด้วยกระดาษแผ่นเดียวนี้มันใช้ได้ผล และมีประโยชน์มากจริงๆ ในภายหลังซึ่งเขาออกจากโตโยต้ามาแล้ว จึงนำมาพัฒนาและเผยแพร่ต่อ


หลักสำคัญของกระดาษแผ่นเดียว คือ

1. มีหัวข้อ

2. มีการใส่กรอบ

3. มองเห็นครั้งเดียวก็เข้าใจภาพรวมได้ทั้งหมด


ข้อดีของการใช้กระดาษแผ่นเดียว คือ

1. ช่วยประหยัดขั้นตอน ทำให้ทำงานได้เร็วขึ้น

2. ลดเวลาการประชุม และลดเวลาการทำงานนอกเวลา

3. ลดการใช้เอกสารจำนวนมาก

4. ผู้ที่อ่านไม่ว่าจะมี 1 คน หรือมากกว่า 1 คนก็เข้าใจไปในแนวทางเดียวกัน เพราะออกแบบมาให้หน้าตาเหมือนๆกัน


ผู้รีวิวได้ทดลองทำตาราง Excel 1 ดังนี้

1. เตรียมกระดาษเอ4 มาตัดครึ่ง

2. เตรียมปากกา 3 สี คือ สีเขียว น้ำเงิน และแดง

3. ใช้ปากกาสีเขียวตีตาราง 8 ช่อง (หรือ 16 ช่อง, 32 ช่องก็ได้)

4. ใช้ปากกาสีน้ำเงินเขียน วันที่ และ หัวข้อที่เราต้องการ ที่มุมบนด้านซ้าย เช่น สิ่งที่จะนำเสนอคุณลูกค้าวันพรุ่งนี้

5. จากนั้นก็เขียนคำตอบที่อยู่ในหัวออกมาให้ได้มากที่สุดลงในแต่ละช่อง

6. จากนั้นให้ใช้ปากกาสีแดงขีดกากบาทคำตอบที่เราไม่ต้องการ และวงกลมเลือกคำตอบที่เราเลือก โดยเลือกได้ไม่เกิน 3 หัวข้อ


เมื่อลองทำดูแล้วก็เห็นว่าช่วยให้เราเลือกประเด็นที่สำคัญๆ ได้จริงๆ จากการเลือกได้ไม่เกิน 3 หัวข้อนี่แหละ อันไหนไม่สำคัญก็ตัดไป อันไหนคล้ายๆกันก็รวมกันเอาไว้ ถือว่าช่วยจัดระเบียบความคิดในหัวเราได้ดีขึ้นด้วย เล่มนี้ชอบนะคะ เพราะทำได้จริงและต่อยอดไปใช้เรื่องอื่นๆ ได้ด้วยค่ะ